Phòng họp trực tuyến phát triển tỉ lệ thuận với thời đại công nghệ. Ở thời đại 4.0, phòng họp trực tuyến đóng góp vai trò vô cùng quan trọng để tạo nên những cuộc thảo luận thành công, kịp thời. Vậy phòng họp trực tuyến là gì?
Phòng họp trực tuyến là gì?
Phòng họp trực tuyến là địa điểm tổ chức một buổi họp dành cho một người hoặc một nhóm người. Trong phòng có trang bị đầy đủ bộ thiết bị kĩ thuật hiện đại như màn chiếu, bàn ghế, mic, tivi, camera, loa, các thiết bị đầu cuối khác.
Tiêu chuẩn set-up phòng họp trực tuyến là gì?
Phòng họp trực tuyến phải được thiết kế đủ 3 yếu tố: Đủ ánh sáng, đủ kín, đủ các điều kiện về bố cục, trang trí, cửa sổ, màu sắc.
1. Màu sắc
Màu sắc ảnh hưởng khá nhiều đến khả năng làm việc của nhân viên trong văn phòng. Một số màu có thể khiến bạn tập trung hơn, đương nhiên, cũng có màu khiến bạn bị rối mắt, mất tập trung và buồn ngủ.
Nên thiết kế đồng nhất một tông màu cho phòng họp, tránh màu rực rỡ gây phản chiếu ánh sáng và hiển thị màu xấu khi trình chiếu.
2. Tường
Tính chất phục vụ công việc họp, hội thảo nên tránh các hoạ tiết khiến chúng ta mất tập trung: Ví dụ kẻ sọc, hay xoáy tròn, ô vuông… những hoạ tiết gây ra hiệu ứng chóng mặt. Sơn tường nên là loại 1 lớp hoặc bán lớp, tránh bóng hoặc màu đen gây phản chiếu ánh sáng.
3. Nội thất
Không nên trang trí và bày biện quá nhiều đồ trong phòng họp trực tuyến. Kính, tranh ảnh là những vật phản chiếu ánh sáng, vì vậy nên bố trí ở những vị trí hợp lý để lấy ánh sáng cho phòng. Tuyệt đối không nên để trong phạm vị của máy qua, tránh gây loá mắt. Các phụ kiện cũng nên bày biện càng ít càng tốt.
Bàn dùng cho họp trực tuyến thường là bàn oval hoặc bán nguyệt để camera có thể xoay và quay toàn bộ người tham gia 1 cách dễ dàng. Với phòng đa năng như phòng đào tạo, trình chiếu thì nên xem xét và nhờ các công ty chuyên về lắp đặt thiết bị hội nghị truyền hình tư vấn để đạt hiệu quả tốt nhất.
4. Cửa sổ
Ánh sáng mặt trời có thể gây gián đoạn video, gây chói và khiến camera đo sáng sai lệch. Vì thế, nên chọn phòng ở sâu trong công ty, không có cửa sổ. Nếu phòng có cửa sổ thì nên kéo rèm (rèm dây, có khả năng giảm thiểu ánh sáng rất tốt) hoặc bố trí camera quay cùng chiều với nguồn sáng.
5. Ánh sáng
Ánh sáng trong phòng họp nên để chế độ chiếu đều. Độ sáng trong phòng nên để 500 LUX, ánh sáng khác nên để ở mức 50-80 LUX để hiển thị tốt nhất trên màn hình.
Trên đây là 5 lưu ý khi set-up phòng họp trực tuyến cùng với định nghĩa phòng họp trực tuyến là gì. Hy vọng, với bài viết này, bạn đã có thêm cho mình kiến thức quan trọng cho công việc của mình.
