BẠN NÊN BIẾT: 5 kỹ năng chủ trì cuộc họp thông minh

Chủ trì cuộc họp cần rất nhiều những kỹ năng khác nhau. Mà mọi kỹ năng chủ trì cuộc họp đều cần trải qua rèn luyện thường xuyên và liên tục. Để nắm vững cách trở thành một người chủ trì cuộc họp thông minh, dưới đây là 5 mẹo nhỏ giúp kỹ năng chủ trì cuộc họp hoàn hảo.

 1.     Mục đích của cuộc họp là gì?

Bạn nên tự hỏi câu này để có thể tập trung vào yếu tố chính nhất của cuộc họp. Nhiều người rất ghét tham dự cuộc họp vì cho rằng nó không đem lại lợi ích thực sự cho họ, lãng phí thời gian.
Khơi dậy hứng khởi ngay từ lúc đầu bằng cách đưa ra cấu trúc của cuộc họp: nó gồm những phần gì, mục tiêu - mục đích của cuộc họp là gì. Người nghe sẽ nắm được khái quát nội dung cuộc họp và quan tâm đến nó hơn.

2.     Ưu tiên thông tin quan trọng nhất

Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, người nghe sẽ mất dần sự tập trung của mình sau 5 phút khi người thuyết trình bắt đầu nói. Điều đó chứng tỏ nôi dung bạn mang đến cho khán giả không có sức hấp dẫn với họ.
Để tránh tình trạng này, bạn cần phải ưu tiên những vấn đề quan trọng nhất để trình bày trước. Bạn hãy viết ra những mục bạn sẽ nói và đánh số thứ tự cho nó theo mức độ quan trọng dần.

3.     Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể

Không ai muốn bước chân vào một cuộc họp và thấy người chủ trì thiếu tự tin, lúng túng khi thuyết trình. Sự nhàm chán là điều rất dễ hủy hoại một cuộc họp. Bạn cần thể hiện phong thái của mình bằng ngôn ngữ cơ thể.

Ngôn ngữ cơ thể nói lên rất nhiều điều về bạn, người nghe có thể phán đoán bạn đang cảm thấy như thế nào chỉ cần thông qua cử chỉ mà bạn làm. Bạn nên tránh đứng yên một chỗ, hoặc tựa vào bàn. Tự tin và làm chủ cơ thể của mình là bạn đã nắm được một nửa thành công cuộc họp rồi.

4.     Hình ảnh trình chiếu chất lượng

Hình ảnh trực quan lúc nào cũng là phương tiện truyền tải thông tin nhanh chóng nhất đến khán giả. Một người chủ trì cuộc họp chuyên nghiệp sẽ không sử dụng các trang trình chiếu có đầy lỗi chính tả, hình ảnh thiếu sinh động…. Những lỗi nhỏ nhặt này cũng làm mất đi sự chú ý của người nghe nhanh chóng.

5.     Tự tin là chìa khóa thành công

Không phải ngẫu nhiên mà “tự tin” được đề cập cuối cùng. Sự tự tin là yếu tố cuối cùng để hoàn thành kỹ năng chủ trì cuộc họp. Muốn làm chủ cuộc họp, bạn cần phải tự tin từ đầu đến cuối. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể giữ được sự tự tin đó.

Nếu bạn lộ vẻ lo lắng, lúng túng hoặc thiếu năng lượng và sự nhiệt tình khi trò chuyện, khán giả sẽ thấy điều đó ngay lập tức và nó sẽ hủy hoại cuộc họp của bạn.
Làm thế nào để tự tin? Càng kỹ lưỡng trong khâu chuẩn bị bao nhiêu thì bạn sẽ càng chủ động bấy nhiêu. Sự chủ động đó sẽ giúp bạn xử lý được mọi tình huống có thể diễn ra trong cuộc họp. Đó là chìa khóa để hoàn thiện kỹ năng chủ trì cuộc họp.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hoàn thiện hơn các kỹ năng chủ trì cuộc họp. Một cuộc họp thành công, ngoài những kỹ năng bạn cần phải có một địa điểm tổ chức các cuộc họp thật chuyên nghiệp và hiện đại.